2021年8月26日

自分の脳内、整理整頓できていますか？

「仕事がデキる人は、デスクやPCのデスクトップが整理整頓されている」

と聞いたことがある方も多いのではないでしょうか？
それは、モノを探す時間を極力減らすことで、仕事のパフォーマンスを最大化しているからです。

ビジネスパーソンは勤務中の探し物に「年間150時間」も費やしていると言われています。
1年間の労働日数を250日とすると、1日あたり36分もの時間です。

その時間を無くすことが、仕事の効率化に繋がることは明白かと思いますが、
実は、仕事がデキる人は『自分の脳内』も整理整頓できているんです。

しかし、デスクやPCのデスクトップは目に見えるため整っているか否かはすぐに分かりますが、脳内を整えるとはどういうことでしょうか？

■整理整頓の基本

まず、＜自分の家＞をイメージしてください。

綺麗を保つ秘訣は、「使わない時は収納しておくこと」です。
よく使うから…と机や床に出しっぱなしにしていては、いつまで経っても片付きません。

しかし、とにかく押し入れに詰め込めば良いという話でもありませんよね。
「どこに収納したか分からなくなり、諦めて新しく買ったら引き出しの中で見つけた…」
なんて経験をした方もいるのではないでしょうか？

そういう無駄なコストを防ぐには、収納棚やケースごとのラベリングが役立ちます。
引き出しを開けなくても分かる状態にしておくと探す手間も省けて、紛失してしまう心配もなくなります。

また、ケースに入りきらない量になってしまったときは、優先順位を付けて捨てる勇気も必要です。

これを＜PCのデスクトップ＞に置き換えると、
ファイルをフォルダ分けせずに直で貼っているのは、リビングにモノを全て出している状態と同じことになります。

「あの資料が必要だ」
と思ったときに、どこにあるか分からず時間がかかりますし、誤って消去してしまうリスクもあります。
また、セキュリティ上も良くありません。
他人からすぐに目につくところに重要なモノを置くべきではないのは、家でもPCでも同じです。

さらに、デスクトップ上にアイコンやファイルがたくさんあると、起動するたびに各ファイルの読み込みを行い、PC本体に負荷がかかります。
PCのパフォーマンス向上の為にも、必要なファイルはフォルダに分けて保存し、必要ないファイルは定期的に削除しましょう。

以上のことから、整理整頓で共通して大事なことは
「カテゴリごとにまとめて保管し、使わないモノは捨てること」だと言えます。

■脳内の整理整頓とは？

＜脳内＞に置き換えたとしても、大事な点は変わりません。
脳内が整理されていたら、必要な情報を短時間で引き出すことができますが、
散らかっていたら、何がどこにあるか分からず、必要以上に時間がかかって（もしくは忘れて）しまいます。

さらに、人間の脳はマルチタスクができません。
一見すると同時にふたつ以上の作業をこなしているように見えますが、実は脳がそれぞれの事柄を忙しく行ったり来たりしているだけなのです。
同時進行していると仕事の進みが遅くなったり、ミスが出やすくなったりするのも当然といえるでしょう。

そのため、脳内はPC以上に整理整頓が重要となります。
できる限り、今行うべき業務以外の情報を脳内から削除することで、シンプルに物事を考えられるようになります。

■脳内から不要な情報を削除する

しかし、多くのタスクをこなさなければならない中で、一つのことに集中するのは意外と難しいです。
Aという作業をしている途中でも「メールの通知が来たから返信しないと…」「Bの資料作成は今日中納期だから早めに終わらせなきゃ…内容はどうしよう…」等、考えてしまう方も多いのではないでしょうか？

そこで、脳内から不要な情報を削除するための具体的な方法を紹介します。

1、他の情報を見ないようにする

・メールの通知を切る
メールの通知が来るたびに確認していると、毎回集中が途切れてしまいます。
「一日〇回、この時間に確認する」等定めて、まとめて処理すると効率よく対応できます。・机にToDoリストを貼らない
付箋など常に見えるようにしていると、目に入るたびに気になってしまいます。
やるべきことはPC内のカレンダーへ落とし込み、必要な時間に通知が来るよう設定することで、脳内から一度消去するようにしましょう。・スマートフォンをデスクに置かない
スマートフォンは、目に入らなくても手に取れる位置にあるだけで集中力が落ちると言われています。
カバンやロッカーの中にしまう等工夫をして、まずは集中できる環境をつくることが大事です。

2、5分以内に終わることはその場で終わらせる

「しなきゃいけないこと」が頭の中に多いほど、効率が落ちます。
そこで「5分以内に終わるか否か」で対応を変えてみましょう。・5分以内に終わること
その場で終わらせましょう。
一度その業務に意識が向いているため、すぐ終わるのであれば完了してしまうのがベストです。
もうその業務について考える必要が無くなるし、一つの業務を終わらせたという達成感も湧き、モチベーションを保つ効果もあります。・5分以上必要なこと
納期や優先順位を確認し、いつするかを決めてスケジュールへ書き出したら、今すべき業務に意識を戻しましょう。
中途半端に着手してしまうと効率が落ちてしまうので、至急でなければとりあえず思考の外に出すことが重要です。

3、休憩を取る

PCで一度に大量の情報を処理しようとすると、速度が遅くなることがありますが、脳も同じです。
たとえしっかり整理整頓をしていても、長時間情報の処理をさせればオーバーヒートを起こし、その速度や精度も落ちていきます。
効率的な業務を行うためにも、意識して定期的な休憩を取りましょう。